Software para organizar eventos digitales: todo lo que necesitas saber

María José Solano [Vauxoo]

28 abril 2021

Los eventos virtuales son una excelente opción cuando se quiere reunir a una gran cantidad de personas en un mismo lugar, especialmente cuando hay limitaciones por horarios, distancias o situaciones extraordinarias tales como una pandemia. A lo largo de este blog post te contamos qué tipos de eventos virtuales existen, cómo llevar a cabo su planeación y te recomendamos una herramienta para que tu evento virtual sea todo un éxito.

La creación de un evento empresarial está muy ligado al área de relaciones públicas, es beneficioso para una compañía generar eventos que además de tener objetivos específicos de atracción de prospectos o retención de clientes te genera una visibilidad de marca. 

En estos tiempos la creación de eventos presenciales ha tenido que parar y la gran alternativa ha sido generar eventos en línea, los cuales pueden ser de gran beneficio si los aprovechas. Hoy en día contamos con un sin número de opciones que pueden hacer que la organización de estos eventos sea muy rápida y accesible en comparación a unos años atrás, te explicamos por qué: 

Un evento es toda actividad previamente organizada que reúne un aforo de personas en un lugar y momento, el aforo de los eventos busca desarrollar, aprender o socializar a través de fines en común. Cuando hablamos de eventos digitales nos referimos a lo mismo, es toda actividad que requiere de organización, pero su espacio físico fue trasladada a un espacio digital, estos eventos se realizan con herramientas de planificación digital a través de internet y tienen el mismo objetivo que los eventos físicos: desarrollar nuevas habilidades, aprender sobre temas específicos, hacer networking, entre otros.

¿Qué tipos de eventos puedo generar?

Las empresas pueden generar diferentes tipos de eventos en el mundo digital para crear contenido de valor hacia su comunidad, te listamos algunas:

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  • Workshops: Estos siempre tendrán relación con un programa educativo y está dirigido a un grupo en específico, están enfocados a desarrollar habilidades de un tema específico de los participantes.

  • Master class: Son clases impartidas por expertos en un tema específico y el éxito del evento dependerá de la experiencia y del conocimiento que el experto tenga acerca del sector o del tema del cual estará impartiendo, ya que todos los participantes del evento serán atraídos por la reputación del ponente. 

  • Webinars: Son seminarios web que ofrecen una demostración de un producto o servicio y que le permite al usuario interactuar dentro del evento, comunicarse con el ponente y dar feedback dentro del mismo evento.

  • Cursos online: Estos eventos tienen una duración mucho más prolongada y se pueden seccionar en muchos mini eventos, estos cursos siempre tendrán detrás un plan de estudios, un plus en los cursos en línea es que ofreces certificaciones o diplomas con valor curricular.


Desarrollo del evento.

Para realizar un evento exitoso debes llevar una planificación previa, un orden en el desarrollo del evento y un seguimiento posterior, asegurando cada paso del mismo:

La planificación siempre debe estar acompañada de los siguientes tópicos: 

Antes del evento

  1. Objetivo del evento: Tener muy en claro el motivo por el cual estás generando ese evento y que es lo que buscas atraer.

  2. Generar un título y descripción del evento para poder atraer al público adecuado.

  3. Generar un protocolo del evento y los pasos que tendrá el desarrollo (Que se hará al inicio, que se hará después, que vas a mostrar, que no vas a mostrar) al igual que en un evento presencial.

  4. Definir una fecha y hora del evento.

  5. Montar la planificación del evento con una plataforma de registro para poder obtener una base de datos de tus participantes.

  6. Generar un plan de difusión al evento.

En el desarrollo

  1. Mostrar una identidad visual contundente del evento que mostrarás.

  2. Seleccionar una plataforma web del cual tengas un control para transmitir tu evento.

  3. Tener claros los parámetros de misión de tu evento.

  4. Tienes que estar al pendiente de la interacción con el público para poder generar retroalimentación.

Seguimiento del evento

  1. Recolectar toda la información que tuviste de tu evento, toda la interacción, la retroalimentación de los participantes.

  2. Deberás darle un seguimiento a los participantes, comunicarte con los participantes ya sea para recibir retroalimentación de esa parte o para convertir a los participantes en prospectos.

  3. Hacer un análisis de este evento, deberás usar las métricas obtenidas de tu estrategia de redes sociales para tu evento y de las métricas obtenidas durante tu evento (Duración del evento, participantes que se quedaron en el evento de inicio a fin, cuántas personas estaban conectadas, la retroalimentación que recibiste del evento)


Ventajas de los eventos virtuales

Hacer un evento siempre trae beneficios ligados a la identidad de tu marca para que te reconozcan. Dependiendo de la planificación, la logística y la organización del evento pueden traer más beneficios

  1. Se puede llegar a un número mucho más grande de interesados, incluyendo participación internacional, dado que los asistentes solo requerirán de estar conectados a internet.

  2. Te permite invitar a cualquier ponente reduciendo gastos de traslado, abriendo las opciones de temas para tus ponencias, puedes buscar cualquiera especialista de cualquier tema y nivel haciendo el evento más rentable.

  3. Te permite obtener una base de datos mucho más específica de los participantes, también podrás conocer más sobre ellos gracias a la participación que generan durante el evento.


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¿Cómo anuncio mi evento?

El medio que utilices para difundir tu evento dependerá del tipo de evento que es y de los objetivos, al ser virtual puedes utilizar las herramientas digitales como las redes sociales, aunque siempre será importante contar con un website o un landing page donde se pueda generar un registro de los participantes y puedas obtener los datos de tus clientes.

Como lo mencionamos anteriormente, hacer eventos online le brinda muchos beneficios a tu empresa, sin embargo es necesario que te apoyes de una herramienta para poder cubrir todos los procesos del antes, durante y después del evento.

Una de ellas es el módulo de eventos de Odoo, en él podrás configurar la planificación de tus eventos, desde la organización, registros, página web de tu evento, correos electrónicos, base de datos de tus participantes y reminders antes y después de tu evento.


¿Por qué usar Odoo como herramienta?

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La razón más importante por la que las empresas deberían usar Odoo Eventos como herramienta de planificación y ejecución de eventos es porque está totalmente integrada con las otras Odoo Apps: email marketing, website, encuesta, social marketing, por mencionar algunas de las más importantes.

Sin embargo hay muchas razones más para elegir el módulo de Odoo Eventos como opción, ya que te permite coordinar con facilidad el contenido de tu evento así como la posibilidad de tener una plataforma de gestión capaz de administrar eventos tanto físicos como digitales de cualquier tipo y escala. Aquí podrás desarrollar toda la organización de tu evento, la venta de entradas, visibilidad del mismo y promoción. 


 

En el módulo de eventos podrás administrar desde la plataforma el registro del evento, las ventas online de entradas así como la base de datos de tus asistentes, uno de los beneficios extras que te ofrece Odoo Eventos es que podrás segmentar tu audiencia y aprovechar las redes sociales y el marketing por correo electrónico para promocionar tus eventos a la audiencia correcta.


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El módulo de Odoo Eventos te permite integrar google analytics para realizar el seguimiento de tus eventos y los CTA´s (call to action) que hayas publicado en el sitio web de tu evento, por último Odoo Eventos tiene herramientas SEO disponibles, estas te permitirán colocar palabras clave y te sugerirá términos más buscados en google, así como estructurar cuidadosamente tus contenidos a través de un CMS con plantillas que se adapten a tu marca.


Los eventos virtuales son capaces de generar un gran impacto en tu marca, atraer posibles clientes y desarrollar networking, un buen evento requiere de planificación en todas sus etapas y un seguimiento constante para lograr el mayor éxito posible. Gestionar el evento con un sistema que permita reunir todas las etapas en un solo lugar garantiza su eficacia y éxito.


¿Quieres realizar un evento virtual que genere prospectos para tus ventas? Utiliza Odoo Eventos para gestionarlos.

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