¿No sabes en qué tareas gastan más tiempo tus colaboradores? ¿No llevan un orden en sus actividades y horas? En este blog post te contamos que es la gestión del tiempo y como al ser aplicada de manera correcta ayuda a la productividad en tu empresa. Además, te compartimos algunas técnicas y una herramienta que ayudará a tus empleados a tener una mejor gestión del tiempo.
La gestión del tiempo hace referencia a la forma en que cada persona organiza y planifica su tiempo en actividades o tareas específicas. Hay que recordar que pasar más horas en la oficina no significa ser más eficiente.
Hay tres cualidades que definen la gestión del tiempo en las empresas y es muy importante que los colaboradores identifiquen cada una de ellas: eficacia, eficiencia y productividad. Te contamos el porqué:
Un colaborador debe ser eficaz, trazando los pasos que seguirá para llegar a los resultados deseados, haciendo exactamente lo que se debe de hacer, sin más ni menos.
Un colaborador también debe ser eficiente, haciendo las cosas de forma correcta, con la menor cantidad de tiempo y recursos posibles.
Y por último debe ser productivo, cumpliendo con sus tareas en el tiempo que le fue asignado, además de encontrar técnicas para optimizar sus labores tomando en cuenta sus fortalezas y debilidades.
El uso de estos tres puntos de forma simultánea, garantiza eficacia en los resultados a los que se quiere llegar.
Técnicas para mejorar gestión del tiempo
Existen diversas técnicas que ayudan a gestionar el tiempo de la mejor manera posible, sin embargo, es importante hacer un autoanálisis antes de elegir alguna. Se debe analizar en qué momento y en qué contexto se es más productivo, analizar cuáles son los distractores y con base en ello elegir la técnica que mejor se adapte.
A continuación te enlistamos algunas técnicas:
Técnica de pomodoro. Se trata de una técnica que consiste en planificar y dividir en bloques de tiempo las actividades y tareas que se deben realizar durante el día, cada espacio asignado se utiliza única y exclusivamente para llevar a cabo cada una de las tareas de manera enfocada, al finalizar cada bloque de tiempo hay un descanso pequeño.
Técnica ¡Cómete esa rana! Esta técnica ayuda a organizar el tiempo y evitar la procrastinación. Se basa en realizar la tarea más difícil o tediosa en primer lugar, para que el resto parezcan más sencillas. De esta forma, si se realizan las tareas en un orden adecuado la jornada laboral será más productiva.
Matriz de prioridades. Esta matriz representa los diferentes estados que puede tener un proyecto o una tarea, se separa en 4: Importante y urgente, Importante pero no urgente, no importante pero urgente, no importante ni urgente. Identifica cuáles son prioritarias, cuáles secundarias, cuáles se pueden delegar y cuáles son desechables.
Tips extras:
Planifica el ocio. Esta técnica ayuda a mucho a las personas que se distraen muy fácilmente, ayuda a mantenerse centrado durante cierto periodo de tiempo y se trabaja con fluidez porque mentalmente se sabe que después viene un descanso. Hay que recordar que así como es importante planificar el trabajo, también son importante los momentos de descanso
Eliminar distracciones. Eliminar distractores es clave, pero antes de eliminar todo lo que normalmente se dice que es distractor, se debe identificar cuáles realmente lo son, ya que puede que para una persona el escuchar música o algún podcast le resulte más conveniente y más productivo que estar en completo silencio en su ambiente de trabajo.
¿Cómo el registro de tareas ayuda a tu empresa?
Es importante fomentar la gestión del tiempo en los colaboradores, ya que ayuda a la organización de las actividades, evitando gastar recursos y tiempo de manera inapropiada.
Además, el registro de tareas y horas será un gran aliado para la toma de decisiones, al registrar el tiempo dedicado a cada actividad o proyecto será más fácil identificar si existen cuellos de botella y se podrá medir la productividad de cada colaborador e incluso se puede calcular con precisión el costo de un proyecto ejecutado.
Timesheet de Odoo
El módulo de timesheet de Odoo ofrece diversos beneficios, a continuación te mencionamos algunos:
Podrás monitorear el progreso de tu equipo. Visualiza el progreso de tu equipo en cada proyecto o tarea. Podrás llevar un seguimiento de las horas previstas, las horas efectivas y las planificadas de cada tarea.
Tus proyectos serán rentables. Tendrás una visión general del tiempo facturable. Podrás hacer un seguimiento de los recursos destinados al proyecto y observarás tus ganancias y pérdidas.
Factura hojas de horas a los clientes. Genera facturas puntuales o periódicas automáticamente teniendo en cuenta los gastos y las entradas de las hojas de horas.
Pronostica necesidades y recursos. Tendrás la posibilidad de planificar con anticipación los próximos proyectos gracias a los pronósticos que se basan en datos de proyectos similares y tendrás una estimación de fechas.
Puedes trabajar sin conexión. Tus tareas continuarán independientemente de donde estés, incluso si la conexión a Internet no está disponible. Además, las horas fuera de línea se sincronizan con la cuenta una vez que se vuelve a estar en línea.
Una buena gestión del tiempo es indispensable para cualquier persona y empresa, ya que ayuda a ser más eficiente, eficaz y productivo, el contar con estrategias y herramientas que ayudan a mejorar el rendimiento es clave hoy en día.