Home office ante una contingencia

Rafael Silva

2 abril 2020

Con las medidas de precaución y seguridad dictadas por los gobiernos en pos de frenar al COVID-19 las empresas se están viendo en la necesidad de implementar rápidamente la modalidad de Home Office, la cual no es más que mandar a la gente a trabajar desde sus casas.

El gran reto, tanto para las empresas como para las personas, es mantener los niveles de productividad, sobre todo tomando en cuenta que las circunstancias que obligan a esta modalidad tienen a la gente con un ojo en las noticias y otro en sus labores.

Antes que nada quiero aclarar que el Home Office no es más que hacer Trabajo Remoto, esto último es un saco aún más grande en donde entra tanto el Home Office como el concepto de atender a un cliente sin necesidad de estar presente en su oficina. En el caso del Home Office el cliente incluye a tu colaborador en la oficina.

Desde hace varios años vengo haciendo Home Office en Vauxoo, en muchas ocasiones alternando con labores en la oficina. Como consultor y proveedor de un sistema integrado de planificación empresarial que puede funcionar perfectamente en la nube (Odoo) la interacción con los clientes es, en un 90% de los casos, de forma remota, por lo que también sabemos manejar dentro de Vauxoo los conceptos de Trabajo Remoto y Home Office.

Antes de contarles como lo hemos logrado, primero quiero contarles que tenemos y cómo funcionamos, para de esta forma poder transmitir mejor el poder del trabajo remoto. Somos una empresa de 60 personas al momento de escribir este artículo, y con miras a crecer un 50% más a finales de 2020. Estamos distribuidos de la siguiente manera en estas ciudades:

México

  • Colima: 31 Colaboradores

  • León: 6  Colaboradores

  • Ciudad Obregón: 1 Colaborador

Ecuador

  • Quito: 4 Colaboradores


Costa Rica

  • San José: 5 Colaboradores

Venezuela

  • Valencia: 8 Colaboradores

  • Caracas: 1 Colaborador

Perú

  • Lima: 2 Colaboradores

Odoo • Una imagen con una leyenda

 Y tenemos clientes en países tales como:

  • México

  • Costa Rica

  • Perú

  • Ecuador

  • Venezuela

  • Estados Unidos

  • Canadá

  • Guatemala

  • Argentina, entre otros. 

 Como ven, podemos denominarnos un equipo distribuido, el cual atiende proyectos de forma mancomunada desde todo punto de vista: pre-venta, venta, ejecución, soporte y post-venta.

Ahora bien, ¿Qué cosas nos han funcionado para mejorar la productividad en el trabajo remoto? 

No somos dueños de la verdad absoluta, pero hemos aprendido de nuestros desaciertos y aciertos durante los último 10 años, para poder compartirles las siguientes claves sobre el trabajo remoto:

Trabaja cómodo (parte I)

El setup.

La principal cosa en la que debes ocuparte es en un setup cómodo. (Llamamos setup a configuración del equipo y de tu lugar de trabajo.) Si te encuentras en esta circunstancia de Pandemia mundial, quizás no pudiste planificar y ejecutar. Pero si todo esto resulta, como creo que resultará, puedes ir planteando en un futuro el Home Office como opción en tu empresa. Entonces pon atención en los elementos más importantes para un setup funcional: 

La silla

Parece trivial, pero NO lo es. Si hablamos de media jornada de trabajo muy puntual, podemos aguantar hasta sentados en el piso. Pero si hablamos de estar en promedio 40 horas a la semana sentados por favor NO USES la silla del comedor, o la silla de jardín o playa que tienes guardada en tu patio. Por alguna razón existen las sillas ergonómicas en las oficinas ¿Por que razón no tener una en casa?

Del concepto de silla ideal hay millones de post e infografías en internet, lo importante a resaltar acá es que debe estar incluido en tu plan de Home Office. En lo personal he pasado por varios modelos de sillas, y para mis gustos una buena silla debe cumplir:

  • Buen soporte lumbar

  • Poza brazos ajustables

  • Buen ángulo de reclinación

  • Patas con ruedas

Todo es relativo a lo que sería el segundo elemento…

                        Odoo • Texto e imagen
Odoo • Imagen y texto

El escritorio

Al igual que en el caso de la silla, tu escritorio no debe ser la mesa del comedor, o un pedazo libre del tocador de tu cuarto, o la mesa de jardín que solo usas los domingos.

El tamaño lo dictaran tus necesidades, pero creo que el espacio mínimo para estar cómodos es de 150 cm de largo por 60 cm de ancho. Lo importante es que sea solo para ti y para cosas de trabajo. Es decir, deja fuera el cuaderno de la tarea de tu hijo, cosas que tu pareja dejó allí para recoger luego, etc. Ya que el objetivo es replicar la oficina en tu casa, al menos en ese pequeño espacio llamado escritorio.

En lo personal he probado varias configuraciones y siempre me ha ido bien con un escritorio en forma de “L”, en el que puedo usar la esquina para monitores y el lado izquierdo para escribir (soy zurdo).



Pantallas y accesorios

Se hace súper cómodo, si tienes el espacio, usar una pantalla adicional de buen tamaño si tu equipo de trabajo es un laptop. Para ello considera un soporte que eleve ese segundo monitor a una altura que no te obligue a doblar tu cervical. Igualmente la elevación de tu laptop a una altura ergonómica hará necesario que tengas un teclado alterno con un mouse, ambos preferiblemente bluetooth.

Lo que uso y considero mínimo en caso de que uses laptop:

  •  Monitor extra, de mínimo 19”. Ideal de 22” con base elevada

  •  Soporte para laptop

  • Teclado y Mouse Bluetooth

Cuaquier cosa adicional como soporte para el celular, cargadores, porta lapices, etc lo vas descubriendo a medida que te acoples al espacio.


                        Odoo • Texto e imagen
Odoo • Imagen y texto


Multimedia

Algo de mucha importancia son los audífonos, micrófono y cámara. Unos buenos audífonos deben incluir micrófonos. Esta herramienta es vital porque toda interacción con el mundo externo que no sea de forma escrita será por llamada telefónica o por internet. La cámara es un accesorio adicional que puedes incluir con el tiempo en caso de tener laptop. Si tienes desktop incluye una webcam desde el principio, si es posible con micrófono incluído.

Para arrancar lo mínimo que requieres es:

  • Audifonos manos libres. Con los que trae el teléfono puedes trabajar. Ideal son los audífonos con cancelación de ruido. Te ayudarán al aislamiento tan necesario en el home office. Yo tengo una mezcla de audífonos que uso dependiendo de la ocasión. Para aislarme del mundo tengo unos Bose y cuando tengo que hacer llamadas rápidas en el teléfono o por la laptop uso los audifonos manos libres del teléfono.

  • Camara web. Ideal con micrófono incluido, lo que va a facilitar video llamadas formales en las que no quieras verte con audífonos puestos. Me ha ido bien con la Logitech HD C920.




Trabaja cómodo (parte II)

El estudio.


Sin duda el espacio físico es el gran reto cuando haces Home Office. Si puedes tener una habitación exclusiva para hacer el trabajo, gran parte de la productividad en casa esta asegurada. Sin embargo no es el caso para muchas personas, por lo cual quedan dos opciones:

  • Tomas posesión de una habitación por períodos controlados de tiempo.

  • Estás en un espacio “común” de la casa.

He estado en ambas situaciones, con estudio y sin estudio, y en cualquier caso las normas de para hacer Home Office deben aplicar, la diferencia está en la disciplina de trabajo que se tenga en casa, ya que al no tener estudio propio puede ser contraproducente tu labor, aún cuando estés obligado a ella.

En el caso de contar con estudios mis recomendaciones son:

  • Puerta con seguro. A veces no nos podemos dar el lujo de que nos interrumpan en reuniones o sesiones de full concentración

  • Habitación fresca e iluminada. Trata al menos de tener una entrada de aire fresco e iluminación natural. Dependiendo del clima un aire acondicionado no debe desestimarse.

  • Cancelación de eco. No es necesario tener un estudio de radio. Con acciones muy básicas como tener libreros, cuadros, sillones, etc puedes manejar bien la absorción del eco. Igual siempre existe la opción de emplear materiales anti ecos en las paredes esquinas y techo.


Odoo • Texto e imagen

Si no cuentas con un estudio y no vives solo, no hay mucha escapatoria. 
Escoje el sitio de tu casa donde creas hay menos tránsito o el que esté más alejado de la cocina o sala de estar. Los espacios exteriores pueden servirte si el clima y la iluminación te favorecen, pero toma en cuenta el ruido si vas a tener reuniones.


Disciplina  

En el Home Office.


Dejando claro los temas de setup y espacios físicos, entramos ahora con tips que van ayudarnos a tener mejor disciplina al momento de trabajar.

Controla las interrupciones que puedas

En general siempre tenemos dos tipos de interrupciones: las que puedes controlar y las que no puedes controlar. No importa si estas en la oficina o haciendo Home Office, siempre son dos tipos.

Entre las interrupciones que puedes controlar tienes:

  • Mensajería instantánea: Cierra o silencia todo lo que sean notificaciones de Whatsapp, Telegram, Facebook Messenger, SMS, Instagram, etc.

  • Correos electrónicos: Silenciar las notificaciones de correos electrónicos.

  • No atender llamadas, bien sea por teléfono o por skype, zoom, hangout, etc.

  • No detener el trabajo para: ir a la cocina por un snack, voltear al TV a ver algo que otra persona está viendo en ese momento: película, serie, noticia, documental, etc.

Entre las cosas que no puedes controlar, no importa cuánto hayas establecido la regla en casa con tu gente, están:

  • Tu pareja, hijos u otras personas con las que co-habitas dan por sentado que por el hecho de que estés en casa estás disponibles para ellos.

  • Interrupciones porque “algo” sucede en tu casa: llegó el paquete de Amazon, tu pareja llegó del mercado y necesita ayuda con las bolsas, tu hij@ pequeño se fastidió con la vida y necesita atención, tu mamá o papá te pide que hagas algo “urgente”, se rompió un tubo de agua, etc.

De nuevo, cada quien en su contexto debe listar cuales son las interrupciones que puede y las que no puede controlar.

La clave para sobreponerse a las interrupciones que no puedes controlar, es bloquear al máximo las que sí. Por tal motivo mi recomendación es la siguiente:

  • Establece tiempos cortos de trabajo con full enfoque

Hace tiempo vengo usando la técnica de Pomodoro y me ha resultado muy efectiva. Consiste en establecer entre 15 y 25 minutos, ni más ni menos que eso, de enfoque puro en la labor, dejando de lado todas aquellas interrupciones de la lista que puedes controlar.

  • Establece breaks de entre 10 a 15 minutos

En este tiempo, volteas a ver correos, mensajerías, devuelves llamadas, haces un break casero, si y solo si lo crees conveniente. Puedes incluso establecer patrones tales como revisar emails cada dos horas, responder mensajes cada hora, etc. Lo FUNDAMENTAL acá es que lo comuniques a tu equipo de trabajo, porque recuerda que estando Home Office los medios para contactarte son más limitados y alguien puede desesperarse si no contestas rápidamente.

  • Comparte tu agenda

Si vas a estar en reuniones y desconectado es importante que tu equipo lo sepa. Si no puedes o quieres compartir tu agenda de trabajo, notifica antes de desconectarte que vas a estar por un lapso se X horas sin responder nada.

  • No pegues una reunión tras otra.

Si alguien quiere algo de ti, y puedes determinar que no es urgente, no lo atiendas de inmediato para que tu día no se convierta en un llamada tras llamada sobre todo si tienes cosas en las que ocuparte también. Recibe el mensaje, coordina si pueden verlo a X horas, de tal manera que tu plan de trabajo no se vea interrumpido.

 

Establece un horario de trabajo

Si estas atiendo clientes, intenta mantener un horario en el que puedas dar respuesta a todos los requerimientos tal y como lo haces en la oficina. Al estar en casa puedes ser más flexible porque ya no haces el traslado casa-oficina-casa, pero en general, el mundo espera que estés activo entre 9am y 7pm del día. Las actividades hogareñas debes mantenerlas fuera de ese rango de tiempo.


  • Sincronizate con tus colaboradores

En línea con lo anterior, es normal que los horarios de comida varían de casa en casa, por múltiples razones. Si ves que no vas a comer a la hora en la que sabes que todo el equipo come en la oficina, notifica a los que estén expectante de respuestas o algo de ti y no te desconectes al 100% si sabes que estás haciendo pausas en horas en las que se espera estés conectado.

  • Mejora tu comunicación escrita

Al no vernos cara a cara se torna más complicado transmitir  una idea de la forma que realmente queremos. Toma en cuenta que gran parte del contenido de una conversación entre dos personas es gesticular. Si hacemos Home Office lo más probable es que no tengamos la oportunidad de enfatizar nuestras ideas con gestos o entonaciones especiales de nuestra voz. Por lo tanto debemos asegurarnos que lo que escribimos es realmente lo que queremos que el otro entienda.

Algunas claves para esto son:
I-No hagas sentencias de más de 30 palabras para transmitir una idea.
Debes aprender a resumir y dar un contexto claro y preciso sobre lo que estás transmitiendo. La clave para esto: nunca envíes lo primero que escribas. Léelo de nuevo y resume.

II-Usa más datos y menos adjetivos:
No uses expresiones como “la mayoría”, “hace tiempo”, “muy lento”, etc. Ese tipo de frases en conversaciones asincrónas desgasta la productividad, porque de vuelta la respuesta es “¿Cuál mayoría?“,”¿Desde cuando?”,”¿Cuanto más lento?”, y es cuando debes esclarecer con datos. Emplea desde un principio frases como “en el 85% de los casos…”, “desde hace dos meses…”, “toma el doble de tiempo que antes..”, etc.

III. Sólo hay 4 respuestas válidas a lo que te pregunten:
Si, No, Datos, No lo se pero te respondo en tal fecha.

  • Usa herramientas adecuadas

Fundamental es que puedas desenvolverte igual de eficaz y eficiente en tu casa y en la oficina. Para ello debes emplear herramientas de software que te faciliten el Home Office.

De nuestra experiencia podemos recomendar:
I-Odoo para gestionar tareas y comunicaciones
Con Odoo establecemos nuestro tablero de trabajo, dividido por proyectos, sprints, tareas, tickets y pendientes, las cuales vamos actualizando mediante estados, carga de horas y notificaciones. Involucramos en una sola plataforma la comunicación con el cliente y la comunicación con los miembros del equipo. Específicamente módulos tales como: Proyectos, Documentos, Helpdesk, Timesheet , Calendario son importantes para gestionar remotamente el trabajo.

II.Odoo para gestión de asistencia
En el caso que quieras llevar control de quien y cuando está conectado laborando, puedes manejar el control de asistencia de Odoo que puede darte una métrica bastante cercana de en qué momento comenzó y en qué momento terminó de laborar un colaborador. En el caso de Vauxoo no lo empleamos por tener esquemas de horas bastantes flexibles, pero sabemos que puede ser posible manejarlo.

III. Vídeo llamadas con Zoom y Google Hangout
 Ambas herramientas son muy útiles y versátiles para reuniones a distancia, grabaciones, comparticiones de pantallas y manejo de interacciones de todos los participantes. Pero en la práctica cualquiera que consigas que te permita hacer conferencias entre mas de dos personas, grabar la llamada y compartir pantallas ya es aceptable.

IV. Mensajería instantánea con Telegram 
Empleamos Telegram para la comunicación instantánea entre todo el equipo tanto a nivel persona-persona como con varios grupos de trabajo: ventas, soporte, general, etc. A pesar de pode rastrear facilmente documentos, enlaces y palabras claves, Telegram esta lejos de ser nuestro repositorio oficial de información.

V.
 Google Drive
Para todo el manejo de documentos compartidos, bases de conocimiento, etc, manejamos  Google Drive, con un manejo de permisos bien estructurado que inclusive incluye clientes externos.

El  Home Office es un reto y el mundo de hoy nos está llevando a que su eficiencia sea una necesidad. 

Si sirve de algo nuestra experiencia estamos a la orden para brindarte las herramientas que necesites para hacerlo.

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