A lo largo de este blog post te contamos que es la nómina electrónica, que funciones y beneficios tiene para la empresa y el empleado, además, te compartimos algunas ventajas de implementar un software que te ayude a automatizar este proceso.
Sea cual sea el tamaño de una empresa, una de las principales obligaciones que tiene que cumplir es el pago a sus empleados en tiempo y forma por los servicios que brindó por un periodo de tiempo determinado.
Es común que las empresas pequeñas calculen sus nóminas en hojas de cálculo, lo cual resulta más fácil y práctico cuando hay muy poco personal en la empresa. Sin embargo, cuando la empresa empieza a crecer es más conveniente utilizar un software que lo facilite, así como el cálculo y la administración de las nóminas, lo que ayudará a minimizar el tiempo y los esfuerzos en tu empresa.
Nómina electrónica
La nómina electrónica se trata de un documento digital que es lo equivalente a la nómina tradicional de los empleados. Los objetivo de la nómina electrónica son básicamente los mismos que los de la nómina en papel y contiene los mismos conceptos obligatorios del pago de la nómina, por lo tanto, su función es igual a la de papel.
El recibo de nómina es el comprobante de los servicios que un empleado prestó a una empresa, este archivo hace constar que la empresa cumplió con el pago de dichos servicios, además en él se desglosan las prestaciones, los bonos, premios por puntualidad, horas extras y las deducciones que se hacen por ley (isr, seguro, etc.)
Este recibo es de vital importancia, ya que en él se plasma una parte del flujo de capital de las empresas, por lo que es necesario su registro para efectos legales, laborales y fiscales así como para llevar un control interno, además, ayuda a las empresas a reportar con mayor exactitud los aportes que se han realizado a las diferentes instituciones, así como las cuotas e impuestos retenidos.
Funciones del recibo de nómina.
Comprobar los ingresos mensuales. El recibo de nómina suele ser una de las formas más comunes de comprobar los ingresos siendo el colaborador de una empresa. Además, en caso de necesitarlo es un documento necesario al momento de solicitar un préstamo, una tarjeta de crédito o un crédito hipotecario, es una forma fácil de verificar la capacidad de pago que tiene, así como su solvencia y liquidez.
Comprobar la relación laboral del empleado con la empresa.En caso de que algún colaborador necesite demostrar su relación con la empresa un recibo de nómina puede ser de gran ayuda.
Evita malentendidos. Con el recibo de nómina los colaboradores en las empresas pueden aclarar cualquier duda que exista con su pago, puede evitar malentendidos y ayuda a que haya una explicación clara dentro de las deducciones.
Beneficios de automatizar el proceso
El proceso de nómina puede llevar hasta una semana de preparación en muchos casos y puede involucrar algunos errores humanos que pueden resultar contraproducentes para las empresas, ya que se pueden ver reflejados en los pagos e incumplir las leyes de impuestos sobre la nómina.
Contar con un software de nómina es de vital importancia para las empresas hoy en día, ya que permite estandarizar el proceso de cálculo según prácticas ya certificadas en el mercado y deja espacio al personal a auditar y controlar la gestión de la nómina en sí.
A continuación te compartimos algunas de las ventajas que se tienen al implementar algún software que ayuda a automatizar el proceso de nóminas:
Tiempo. El uso de un software ayuda a automatizar el proceso de cálculo, evitando que se haga de forma manual, ayudando al colaborador a centrarse en la auditoria, corrección y elaboración de reportes de gestión de todo el proceso
Accesibilidad y protección de la data. Al ser un sistema puedo tener certeza que fórmulas y formas de cálculo no son modificadas por cualquiera que tenga acceso. Hace posible la auditoria de los cambios y el respaldo de los datos.
Escalabilidad. Al tener un sistema de nómina comercial, dejamos que las actualizaciones que se hacen a nivel de leyes y reglamentos estén certificadas en su funcionamiento, dejando de lado los cálculos manuales y por tanto que existan diferencias de interpretaciones entre el personal que realiza las adecuaciones. Si hablamos de un sistema de nómina hecho internamente en la empresa, la ventaja radica en que el control de los cambios de acuerdo a la ley se rastrea y se verifica con más consistencia en comparación a cambiar fórmulas en celdas de una hoja de cálculo.
Módulo de nómina electrónica en Odoo
El módulo de nómina de Odoo está integrado con el módulo de empleados, lo que es una ventaja importante para las empresas, ya que es en donde se encuentra configurado cada colaborador con su respectivo contrato y sus especificaciones. También se encuentra integrado al módulo de asistencias y ausencias, los cuales ayudan a tener un funcionamiento más fluido y transparente, en este módulo se cargan las incidencias de cada colaborador como vacaciones, permisos, licencias de maternidad, faltas, las horas que trabajó extra, etc.
Adicionalmente, para el caso de México, Odoo puede realizar la certificación del sello digital que es necesario imprimir en cada recibo de nómina que se genere, así como también la generación del archivo XML que contiene el sello digital cifrado, requerido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
La nómina es fundamental para cualquier empresa, sin importar su tamaño. Una de sus mayores responsabilidades es asegurarse que sus empleados reciban su salario en tiempo y forma, el uso de un software será de gran ayuda para ejecutar la nómina en el menor tiempo posible, evitando errores humanos y evitar multas o retrasos en los pagos.
A continuación te dejamos el siguiente webinar, en donde hicimos una demostración de la gestión de nómina para México en Odoo, hablamos sobre como configurarla, los fundamentos, cálculos, reportes, funcionalidades complementarias y una introducción de los pasos para implementarla.
¿Estás listo para automatizar tus procesos? ¡Prueba Odoo ahora!