¿Cómo puedes definir las cantidades de productos si las ventas elevadas durán solo un día? ¿Cómo puedes asegurarte de que tus consumidores obtendrán todo lo que necesitan? ¿Es posible automatizar algunos procesos para asegurarte de que tu inventario tenga los productos suficientes? Aquí te aclararemos estas preguntas y te mostraremos cómo manejarlo desde Odoo. 

Carlos es dueño de la cadena de boutiques Cardenal, con sucursales en todo América Latina. En toda su historia, un día antes de la celebración del Día de las madres sus ventas aumentan al menos en un 200 por ciento en cada tienda.

Utiliza el método Justo a Tiempo (JIT, por sus siglas en inglés) para su gestión de inventario, pues tiene claro que así puede producir sólo lo necesario, en la cantidad necesaria, y en el momento necesario. Este sistema japonés, creado en 1950, basado en la demanda busca reducir el desperdicio, mejorar la calidad del producto y aumentar la eficiencia en la cadena de suministro.

1. Reducción de costos: el JIT ayuda a reducir los costos al permitir que las empresas produzcan solo lo que necesitan en el momento en que lo necesitan. Al minimizar la cantidad de inventario que se almacena en el almacén, se reduce el espacio de almacenamiento y se disminuyen los costos asociados con el mantenimiento de grandes cantidades de inventario.

2. Mayor eficiencia: el JIT mejora la eficiencia de la cadena de suministro al permitir que los materiales y componentes se entreguen justo a tiempo para la producción. Esto significa que las empresas pueden minimizar el tiempo de espera y el desperdicio en la producción, lo que mejora la calidad y reduce los costos.

3. Mayor flexibilidad: el JIT ayuda a las empresas a ser más flexibles al permitirles ajustar la producción para satisfacer la demanda del mercado. Al producir solo lo que se necesita en el momento en que se necesita, las empresas pueden adaptarse más rápidamente a los cambios en la demanda del mercado.

Utilizar el método JIT le ha permitido a Carlos garantizar la disponibilidad de los productos en todo momento, lo que le ha permitido solucionar las necesidades de sus clientes, posicionarse e incluso abrir nuevas sucursales.

Ya sea que cuentes con puntos de venta más antiguos, con un historial que te facilita definir tu stock mínimo y máximo, o tengas un punto de venta de recién inauguración necesitas preguntarte ¿Cuál es la cantidad de productos que debo tener para permitirme brindar servicio a mis consumidores, pero no me genere gastos de almacenamiento innecesarios?

Existen fórmulas matemáticas que puedes utilizar para definir tu stock mínimo y máximo, siempre que cuentes con la información histórica de tus tiendas o de un estudio de mercado. Claro que pueden variar de acuerdo con la demanda de tu producto por fechas de alta o baja demanda, la frecuencia de las compras, el plazo de entrega de proveedores, el tiempo de producción del producto, entre otros. 

Para definir la cantidad de stock mínimo puedes utilizar la fórmula de Punto de Pedido (PP), que se calcula con la fórmula: 

Donde:

D = Demanda diaria promedio del producto en unidades.

LT = Tiempo de entrega promedio del producto en días.

SS = Stock de Seguridad en unidades (representa la cantidad mínima de inventario que debes tener para evitar quedarte sin stock antes de que llegue un nuevo pedido).

Para definir la cantidad máxima de productos en inventario puedes utilizar la fórmula de Stock Máximo (SM), que se calcula así: 

En donde CANT = Cantidad óptima de pedido en unidades (representa la cantidad que debes pedir para maximizar la eficiencia y minimizar los costos).

Puedes regular estos valores para las fechas de alta demanda como el Día de las Madres o navidad a través de la herramienta de Planificador de Demanda de tu módulo de Odoo inventario. 

Los 8 pasos para definir valores de stock mínimo y máximo para fechas especiales: 

1. Accede al módulo de inventario en Odoo 16. 

2. En el menú de la izquierda, selecciona la opción "Productos".

3. Selecciona el producto para el cual deseas establecer valores de stock mínimo y máximo.

4. Selecciona la pestaña "Reabastecimiento" en la parte superior de la página.

5. Introduce el valor del stock mínimo en el campo correspondiente. 

6. Introduce el valor del stock máximo en el campo correspondiente.

7. En la sección "Planificación de aprovisionamiento", selecciona "Hacer una planificación de aprovisionamiento para este producto".

8. Selecciona la opción "Cantidad mínima de stock" en el menú desplegable y añade el valor correspondiente. A continuación, selecciona la opción "Cantidad máxima de stock" y añade el valor correspondiente.

Pero Carlos tiene claro que establecer sus cantidades mínimas y máximas en stock es solo el principio para un manejo excelente del inventario. Para que en días de demanda extraordinaria necesita que la comunicación entre sus puntos de venta e inventario sea inmediata. 

Para lograr que la comunicación entre Punto de Venta, Inventario y Compras suceda en tiempo real cada que uno de estos sufre algún movimiento, puedes utilizar el Software de Gestión Empresarial, Odoo. 

Mantener vinculadas estas dos aplicaciones eficientará tu proceso de abastecimiento de almacenes, además de que esta conexión permitirá que cuando realices una venta desde tu Punto de Venta, esta salida se registre y reste de tu inventario al momento, además de que en tu Punto de Venta solo aparecerá tu stock real disponible, evitando así el error de ofrecer productos inexistentes a tus clientes.

Víncula tus módulos de Odoo Inventario y Punto de Venta en 7 pasos.

1. Accede al módulo de Inventario.

2. Selecciona el producto que deseas vincular con el módulo de Punto de Venta.

3. En la sección de "Inventario" del producto, asegúrate de que la casilla "Gestionado por Odoo Punto de Venta" esté marcada.

4. En el módulo de Punto de Venta, accede a la sección de "Productos".

5. Selecciona el producto que deseas vincular con el módulo de Inventario.

6. En la sección de "Inventario" del producto, asegúrate de que la casilla "Gestionado por Odoo Inventario" esté marcada.

7. Guarda los cambios realizados en ambos módulos.

Para una cadena como lo es Cardenal, es muy importante mantener el contacto con proveedores, conocer los tiempos de entrega de cada insumo o producto para hacer las solicitudes en los tiempos adecuados. 

Al momento de utilizar las fórmulas que te compartimos ya contemplaste el stock mínimo que debes tener para contar con tiempo suficiente para solicitar los insumos a tus proveedores, y reabastecer de tu almacén. 

Para agilizar más este trabajo, automatiza, en menos de 10 pasos,  tu solicitud de cotizaciones a proveedores cada vez que hayas llegado a tu stock mínimo  por medio del módulo de Inventario de Odoo:

1. Accede al módulo de Inventario.

2. Selecciona el producto que deseas configurar para solicitar una cotización a los proveedores.

3. En la sección de Inventario del producto, asegúrate de que la casilla “Gestionado por Odoo Compras" esté marcada.

4. En la misma sección, establece un valor en el campo "Stock Mínimo". Este valor determina la cantidad mínima de stock que se desea mantener en inventario para ese producto.

5. Guarda los cambios realizados en el producto.

6. En el módulo de "Odoo Compras", accede a la sección de "Configuración".

7. En la pestaña "Compras", asegúrate de que la casilla "Generar una solicitud de cotización al proveedor al alcanzar el stock mínimo" esté marcada.

8. En la misma sección, asegúrate de que la casilla "Notificar al usuario interno cuando se genere una solicitud de cotización al proveedor" también esté marcada.

9. Guarda los cambios realizados en la configuración del módulo de Odoo Compras.

Listo, en menos de 10 pasos lograrás que tu instancia de Odoo genere automáticamente una solicitud de cotización al proveedor correspondiente cuando el stock de un producto en Odoo Inventario alcance el valor establecido en el campo "Stock Mínimo". Además, recibirás una notificación dentro del sistema para que estés al tanto de la solicitud de cotización generada.

Establecer tu valores mínimos y máximos, automatizar la comunicación de tus diferentes departamentos y proveedores, establecer criterios específicos para tus temporadas de alta o baja demanda, en resumen, mantener una gestión adecuada de tu inventario, es crucial para el éxito de tu negocio. 

Las soluciones tecnológicas como el ERP de Odoo pueden ayudarte a simplificar el proceso y mejorar la eficiencia. Al implementar estas prácticas recomendadas, las empresas pueden mejorar su rentabilidad y lograr una ventaja competitiva en el mercado.