¿Qué es la gestión de ausencias?

La ausencia laboral es todo aquello relacionado con ciertas circunstancias que mantienen al colaborador fuera de su trabajo por un periodo de tiempo, pueden ser por permisos, vacaciones, entre otras. Debido a que todas se exigen y están reguladas por medio de la ley se debe tener un registro preciso de los tiempos y a que tipo de ausencia corresponde.

Como resultado, los software de gestión de ausencias deben ser adaptados a la regulación de los países, tales regulaciones pudiendo llegar a ser muy diferentes en algunos casos, por ejemplo: los permisos por maternidad en muchos países suelen contarse por medio de semanas, unas semanas antes de que la mujer vaya a dar a luz, generalmente se calculan como tres meses, pero también existen países donde los permisos de maternidad pueden ser de 2 semanas después de haber parido.

Aunado a la ya necesidad de control de llevar un registro y proporcionarle los tiempos indicados por la ley a cada uno de nuestros colaboradores también se tiene presencia de un evento actual que nos llevó a aislarnos y a utilizar el teletrabajo, la pandemia. Por lo tanto, la gestión de ausencias deberá trasladarse a la virtualidad.

¿Por qué es importante la gestión de las ausencias?

Es fundamental, ya que en la mayoría de los países las ausencias suelen ser de incapacidad por enfermedad, faltas justificadas, faltas injustificadas, las vacaciones. 

Todas estas ausencias van a influir en la liquidación final de un empleado, por ejemplo: En las empresas suelen acumularse las vacaciones por año, pero si un colaborador renuncia o es despedido antes del año se le tienen que pagar dichas vacaciones si fue un despido injustificado. Además, en algunos lugares las ausencias se usan como parte del reglamento. 

No solo sirven para las vacaciones, sino que dependiendo de la empresa pueden ajustar su reglamento con base en las ausencias.

Tipos de ausencias

Las clasificaciones de ausencias son cruciales, ya que nuestros colaboradores reciben un sueldo, el cual depende de los días u horas de trabajo que han cumplido acorde a la ley, sin un orden y un registro de ello se le puede estar pagando al colaborador una suma de dinero que no corresponde a sus días de trabajo o en su defecto estar utilizando días de descanso que tiene el colaborador por ley.

• Vacaciones

Estamos hablando del tiempo que cada colaborador recibe como días de descanso por ley, estas faltas son justificadas, pero deben ser planeadas con anterioridad para que el equipo pueda organizarse y continuar con el trabajo.

• Incapacidad

Por ejemplo, si uno de los colaboradores se enferma debe ir al Seguro Social de su país a que un médico lo atienda y diagnostique para que esta falta se vuelva una incapacidad.

• Falta injustificada

Puede que uno de nuestros colaboradores tenga un compromiso que cumplir de último momento, y no asiste al trabajo, en ese momento el jefe inmediato puede marcar ese día como una falta injustificada. Inclusive el registro de estas faltas pueden ocasionar que el colaborador sea despedido o su falta se refleje como sanción en la nómina del período respectivo.

• Maternidad

Una mujer embarazada tendrá sus tiempos de descanso y mientras esté de reposo maternal su salario le llegará completo y sin problemas. 

• Permiso sin goce salarial

Este tipo de ausencia es cuando el colaborador pide un permiso de ausencia justificado, donde el empleador no tiene que pagarle el sueldo al colaborador, sin embargo, este si mantiene su puesto de trabajo mientras está de permiso.

Ventajas de utilizar un software de ausencias

• Mejora el rendimiento del tiempo de RRHH

Debido a que los colaboradores son capaces de gestionar sus ausencias, el departamento de RH solo tendrá que aceptar o rechazar la solicitud de ausencias dependiendo de la carga de trabajo y de lo que el líder inmediato del colaborador diga.

• Satisfacción de los empleados

El colaborador podrá elegir los días que necesite con anterioridad desde el software y conocer si serán aceptados o no, sin necesidad de buscar físicamente a su líder inmediato o al departamento de RH.

• Configuración por países

En empresas con colaboradores en diferentes países se necesita que el sistema de ausencias permita agregar diferentes configuraciones dependiendo lo que marca la ley de cada uno de ellos.

• Control adecuado

Podrás mantener el control de los permisos de todos tus empleados y consultarlos en cualquier momento, además de llevar un registro adecuado de los tiempos que cada colaborador tiene por ley para descansar.

• Informes y reportes para Recursos Humanos

Un buen sistema de ausencias te ofrece reportes de las ausencias por tipo, región, departamento, entre otras. De esta forma el departamento de RH podrá gestionar los tiempos de descanso de los colaboradores.

Odoo ausencias

• Solicitudes de ausencias generadas por empleados

Cada colaborador podrá registrar sus solicitudes por su cuenta y los encargados de RH recibirán la notificación de cada nueva solicitud.

• Aprueba o rechaza solicitudes de ausencias

Las solicitudes podrán ser revisadas por el departamento de recursos humanos y por los jefes inmediatos de los colaboradores.

• Personalización de los diferentes tipos de permisos

Tendrás la posibilidad de editar  los tipos de permisos o crear permisos para situaciones especiales.

• Obtén reportes de permisos

Podrás obtener estadísticas del número de permisos por persona, por departamentos o áreas y exportarlas en PDF.