Detrás de un equipo de fútbol hay una operación que casi nadie ve: varias compañías relacionadas, facturación a clientes, pagos a proveedores, planillas, gastos que controlar mes a mes y una obligación que no admite improvisación: cumplir con Hacienda.
Cuando Katia Alvarado se incorporó como responsable contable de Club Escorpiones, esa operación no se apoyaba en ningún sistema. Se apoyaba en el esfuerzo de las personas. No había una herramienta que emitiera una factura, que controlara una planilla o que diera visibilidad sobre ciertos gastos.
Varias empresas, una sola necesidad: tener control
El punto de partida de Club Escorpiones no fue un ERP que funcionaba mal, sino la ausencia de una plataforma capaz de sostener el día a día administrativo de un proyecto deportivo con varias entidades. Como recuerda Katia, existía «la necesidad de llevar un sistema que fuera funcional para nuestro día a día», uno que integrara la emisión de facturas, el control de planillas y el seguimiento de gastos que hasta entonces se llevaban sin apoyo de software.
A esa necesidad operativa se sumaba una condición estructural: el club no es una sola empresa, sino varias. Cualquier solución tenía que permitir gestionarlas juntas, con la información de todas disponible en un mismo lugar y a tiempo.
Por qué un ERP y no solo un facturador
La primera decisión de fondo fue conceptual. Club Escorpiones no buscaba un programa para emitir comprobantes: buscaba una forma de ver su operación. Para Katia, contar con un ERP es lo que permite «controlar tanto ingresos como gastos, ver cómo va la operatividad de la compañía» y detectar a tiempo si hay que poner el foco en alguna línea puntual del balance. Y hacerlo de forma continua, casi diaria, no una vez al cierre.
La decisión: Odoo por integración, Vauxoo por respaldo
Tras evaluar varias alternativas, la elección de Odoo se sostuvo en criterios muy concretos. El principal: que la facturación y la contabilidad vivieran en el mismo sistema, sin puentes manuales.
«Al emitir la factura dentro del mismo sistema, queda registrada en los ingresos y en las cuentas por cobrar. También nos permitía la carga de los XML, lo que hacía más eficiente el registro de las facturas de proveedores.» — Katia Alvarado, responsable contable de Club Escorpiones
El segundo criterio fue la estructura multiempresa: administrar todas las compañías del club en una sola plataforma. Y sobre la tecnología pesó la elección del partner. Para Katia, trabajar con Vauxoo da «confianza por la reputación y la historia que tiene»: la certeza de que no va a desaparecer mañana y de que el acompañamiento será de largo plazo.
Localización de Costa Rica y módulos nativos: cumplir sin sobresaltos
Para una organización que puede ser fiscalizada, el cumplimiento no es un extra: es la base. El club necesitaba que cada movimiento quedara registrado de forma correcta y alineada con la normativa costarricense, de modo que ante una revisión todo fuera visible y consistente.
La implementación se hizo con módulos nativos de Odoo, sin desarrollos a la medida. Esa decisión técnica tuvo un efecto práctico en el día a día del área contable: cuando cambia una regulación del país, la actualización la aplica Vauxoo sobre la localización y el equipo interno no tiene que resolver cómo adaptar el sistema para seguir cumpliendo.
Insight clave. Implementar con módulos nativos y una localización mantenida por el partner convierte el cumplimiento fiscal en un proceso que se actualiza solo. El equipo interno deja de cargar con las migraciones normativas y puede concentrarse en analizar la información, no en sostener el sistema.
Un arranque acompañado
Empezar de cero con un ERP, sin experiencia previa en la herramienta, suele ser el momento más frágil de un proyecto. La carga de saldos iniciales se resolvió con un método simple: plantillas preparadas por Vauxoo que el club solo tenía que completar antes de salir a producción. «Al ser nuevos en el sistema, que alguien nos ayudara con eso nos hizo mucho más sencillo el arranque», resume Katia.
El acompañamiento continuó después de la salida a producción, como una relación cercana y disponible con la PM de Vauxoo asignada al proyecto.
«Si detecto algo diferente en el sistema, recurro a Melanie y me guía. Es un acompañamiento muy humano, no tan hermético.» — Katia Alvarado, responsable contable de Club Escorpiones
Del arranque al día a día
Hoy Odoo es la herramienta de trabajo diaria del área contable del club. No es un sistema que se consulta de vez en cuando: es donde ocurre la operación. Katia lo usa a diario para la emisión de facturas, el seguimiento de cuentas por cobrar, las facturas pendientes de pago a proveedores, el registro de planillas y el control del movimiento financiero de los equipos. A eso suma algo que valora especialmente: poder comparar meses y años, y ver cómo ha cambiado la operación a través del tiempo.
El cambio más importante no es cuántas tareas pasaron al sistema, sino la confianza que hoy tiene el equipo en lo que el sistema muestra. Con esa información se toman decisiones cada semana y cada mes, se hacen proyecciones y se comparan trimestres, sin la sospecha de que los datos puedan estar mal.
Aprendizajes para otras organizaciones
Insight clave. Cuando una organización opera con varias empresas, el orden no se logra sumando herramientas, sino integrándolas. Unir facturación, contabilidad, proveedores y planillas en una sola plataforma —y resolver la localización desde el primer día— evita el retrabajo antes de que aparezca.
Club Escorpiones no venía de una mala experiencia con un ERP: venía de no tener ninguno. Y esa es justamente la lección. No hace falta esperar a que el desorden se vuelva un problema serio para construir una base sólida. Se puede empezar bien. Cuando a Katia le piden resumir en una palabra la experiencia con Odoo y Vauxoo, responde: «excelencia».
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